מדריך הפקת מסמך במערכת תקבול

📌 לפני שמתחילים: הגדרת מוני מסמכים

לפני התחלת הפקת מסמכים במערכת – חשוב לעדכן את המונים הקיימים ממערכות קודמות, אם קיימים.המספר האחרון של המסמך שהופק

  • גשו ל: הגדרות - הגדרות מסמכים - מספור מסמכים
  • בכל סוג מסמך רלוונטי, עדכנו את מונה המסמך
  • המסמכים החשובים לעדכון:
    • חשבונית מס
    • חשבונית מס קבלה
    • חשבונית מס זיכוי
    • קבלה
⚠️ הסבר:
1. מונה מסמך - המספר האחרון של המסמך שהופק.
2. שאר סוגי המסמכים (הצעת מחיר, תעודת משלוח וכו') אינם נחשבים מבחינת רשות המסים בהקשר למונים.

1. פרטי הלקוח

  • שם לקוח: הקלד את שם הלקוח או בחר מהרשימה.
  • פרטי קשר: אימייל וטלפון ליצירת קשר.
  • שליחת מסמך: בחר בין אימייל או SMS.
דוגמה: בחר "דני כהן" לפי ההקלדה.
טיפ: שם הלקוח הוא שדה חובה בלבד.
הערה: כל לקוח חדש שנוסיף יתווסף ל-CRM של תקבול ונוכל לצפות בו בדף לקוחות או לשלוף אותו בעת הפקת מסמך עתידי.

2. פרטי המסמך

  • סוג מסמך: חשבונית, קבלה, חשבונית מס קבלה ועוד.
  • תאריך אסמכתא: הבטח למערכת תאריך העסקה (ברירת מחדל: היום).
  • שפת מסמך: עברית או אנגלית.
  • עיגול סכומים: עיגול לשקלים שלמים.
  • מחיר כולל מע"מ: סמן אם המחיר שהוזן כולל מע"מ.
טיפ: לביטול חישוב מע"מ אוטומטי הסר את הסימון מ"מחיר כולל מע"מ".
לפי החוק: חשבונית חייבת לכלול תאריך, מספר, פרטי העסק והלקוח, תיאור השירות, סכום לפני מע"מ, תשלום מע"מ וסכום סופי.

3. פריטים

  • בחר פריט: הפריט חייב להיות מוגדר קודם בספריית "מוצרים".
  • פרטי פריט: תיאור, כמות, מחיר ליחידה ואחוז מע"מ.
  • שמירת פריט: לחץ על "שמור" להוספה לחשבונית.
דוגמה: "ייעוץ עסקי" – 1 יח', 300 ש"ח.
טיפ: מק"ט הוא שדה אופציונלי בלבד.
הערות:
• ניתן להקליד פריט ידנית או לבחור מפריט שהקמנו מראש ב"מוצרים".
• סימון "מחיר יחידה לא כולל מע"מ" יוסיף מע"מ למסמך. הסרת הסימון תחשב את המע"מ מתוך הסכום שהוזן.

4. אופן התקבול

  • שיטת תשלום: מזומן, צ'ק, ביט וכו'.
  • אשראי: בחר "אשראי" להזנת פרטי כרטיס.
  • שמירה: לחץ על כפתור השמירה (ירוק) לפני המשך.
  • בדיקת סכומים: וודא שסכום התשלום תואם לסכום הפריטים.
דוגמה: סכום הפריטים 500 ש"ח – וודא שהתשלום גם 500.

5. הפקת מסמך או שמירת טיוטה

  • הפקת מסמך: לחצו על הפק מסמך כדי להשלים ולהפיק את המסמך.
  • שמירת טיוטה: לחצו על שמור כטיוטה. שימו לב: אם בחרתם לשמור טיוטה, אל תשכחו להסיר את הסימון מ"שלח במייל" כדי לא לשלוח בטעות.
  • גישה לטיוטות: כל הטיוטות זמינות בדוח המסמכים במערכת.
  • עריכת טיוטה: לחיצה על מספר הטיוטה תפתח את מסך הפרטים של המסמך, שם תוכלו ללחוץ על "הפק מסמך" ולחזור לעריכה.

במסמכים פתוחים ניתן לשדרג את המסמך עם שני פיצ’רים שימושיים: קישור לתשלום ו־פרטי בנק. כך הלקוח יכול לשלם במהירות, ובמקביל לקבל את פרטי ההעברה הבנקאית בצורה מסודרת ומקצועית בתוך המסמך.

🔗 הוספת קישור לתשלום למסמך

  • בעת הפקת מסמך במסמכים פתוחים ניתן להוסיף קישור תשלום ישיר.
  • הקישור מוביל את הלקוח לעמוד תשלום מאובטח, ומקצר את הדרך מהמסמך לתשלום בפועל.
  • מומלץ להשתמש בקישור לתשלום בעיקר כששולחים מסמך במייל/ווטסאפ ורוצים להגדיל את אחוזי הגבייה.
טיפ: שילוב קישור לתשלום בתוך המסמך מפחית חיכוך מול הלקוח ומעלה משמעותית את הסיכוי לתשלום מהיר.

🏦 הוספת פרטי בנק למסמך

  • כדי להוסיף פרטי בנק במהירות למסמכים, הגדירו אותם פעם אחת תחת: הגדרות ← הגדרות חברה.
  • לאחר מכן, בעת הפקת מסמך במסמכים פתוחים תוכלו לשלב את פרטי הבנק השמורים במסמך בלחיצה.
  • מתאים במיוחד להצעות מחיר, חשבוניות עסקה ומסמכים שבהם רוצים לאפשר גם תשלום בהעברה בנקאית.
דוגמה: לקוח שקיבל הצעת מחיר יכול לבחור לשלם באשראי דרך הקישור, או לבצע העברה בנקאית לפי הפרטים שמופיעים במסמך.
שים לב: קישור לתשלום ופרטי בנק הם פיצ’רים של הפקת מסמך פתוח כגון : הצעת מחיר, חשבונית עסקה הודעות חיוב וכדומה..

מדריכים שימושיים

מדריך הגדרות ברירות מחדל מדריך ביטול מסמך