מדריך הפקת מסמך

הפקת קבלה דיגיטלית בתקבול

הפקת חשבונית מס קבלה

פרטי לקוח

הזנת פרטי לקוח

במסך של הפקת מסמך השדה הראשון שנראה הוא שדה פרטי הלקוח. ניתן להזין לקוח על ידי הקלדת הנתונים או לשלוף לקוח קיים על הקלדת אותיות על שדה שם הלקוח שיתנו לנו את הלקוחות המתאימים מרשימת הלקוחות.

שימו לב ששדות פרטי הלקוח הם שדות שממלאים בהם את פרטי הלקוח בלבד ולא את פרטי העסק שלנו.

על מנת להפיק את המסמך חובה רק לרשום שם לקוח. אם נרשום את המייל אז הלקוח יוכל גם לקבל את המסמך במייל אבל זה לא חובה.

* חשוב בשדה מייל יש לרשום רק את ה מייל של הללקוח לא שלנו, לקבלת העתק במייל נלך להגדרות מסמכים.

סימון שליחת החשבונית במייל

כאשר נסיים להזין את פרטי הלקוח לחשבונית או לקבלה שלנו נסמן שליחת חשבונית במייל אם אנחנו רוצים שהמסמך יישלח כאשר נלחץ בסיום הזנת הפרטים על הפקת מסמך.

פרטי מסמך

בחירת סוג מסמך

סוג המסמך הוא השדה הראשון באזור של פרטי מסמך בסוג מסמך נחבר אם אנחנו רוצים להפיק הזמנה או חשבונית מס או קבלה וכדומה.

תאריך אסמכתא

זה שדה שבו נשנה את התאריך שבו התבצעה העסקה. שימו לב לפי הנחיות מס הכנסה אסור שיהיו "קפיצות" בזמן והדבר יכול לפסול את המסמכים לכן חשוב להקפיד על רצף של זמן ולא להפיק חשבונית אחת היום ואחת לשבוע שעבר.

שפת מסמך

פה נוכל לבחור אם אנו רוצים להפיק מסמך שיוצג באנגלית או עברית.

עיגול סכומים

סימון של שדה זה יוריד את החישובים העשרוניים (האגורות) וייתן חשבונית עם סכומים בשקלים עגולים בלבד.

מחיר יחידה לא כולל מע"מ

במידה ומסומן המערכת תוסיף לסכום המוצר שאנו רושמים מע"מ.
אם אנחנו סוגרים מחיר שהוא כולל מע"מ יש להוריד את הסימון ואז המע"מ יחושב מתוך סכום המוצר ולא יתווסף לו.

פריטים

בחירת פריט

ניתן להקים מוצרים מראש ואז ללחוץ על הכפתור הירוק ולבחור מרשימה המוצרים שהקמנו בטאב המוצרים בסרגל. כאשר נבחר מוצר הוא יתווסף אוטומטית לטבלת הפריטים עם כול ההגדרות שעשינו לו במחירון מוצרים.

הזנת פריט חדש

מתחת לשדות של פרטי מסמך נפתחים לנו שדות להזנה ידנית של המוצר שאנו רוצים לרשום במסמך

מק"ט – לא חובה, מיועד לניהול מלאי.

תאור פריט – שם ותיאור המוצר.

כמות – כמות המוצרים שאנו מוכרים מפריט מסוים. שימו לב מכפיל את מחיר היחידה שנרשום .

שמירת הפריט שהקמנו

לאחר שרשמנו את פרטי המוצר בשדות המתאימים ( תיאור, כמות, מחיר, מע"מ) חשוב ללחוץ על כפתור השמור בצד שמאל על מנת שהמערכת תקלוט את המוצר שרשמנו.

אופן התקבול

הזנת צורת תשלום

ניתן להזין מספר צורות תשלום להפקת החשבונית : מזומן, צ'ק , ביט וכדומה. במידה ונרצה לחייב אשראי נעביר את אופן התקבול לאשראי ולחץ על חייב לאחר שנסיים להזין את הנתונים חשוב שנשמור בצד שמאל בפתור הירוק, המערכת לא תאפשר להמשיך בלי שנשמור את אמצעי התשלום.

* במידה וחייבתם את האשראי במערכת אחרת או שהעסקה כבר בוצעה באופן התקבול נבחר אחר ונרשום בסוג : אשראי.

הפקת מסמך.

לאחר שנפיק את המסמך נראה חלון עם פירוט המסמך שיצרנו ואפשרות לשלוח אותו שוב במייל או בוואצאפ או לשמור על המחשב. כל החשבוניות יופיעו לאחר מכן במערכת הדוחות של תקבול לעיון בית העסק.

פרטי המסמך

שאלות נפוצות FAQ

· כאשר נפיק מסמך פרטי הלקוח ופרטי אופן התקבול (התשלום) תמיד יהיו של הלקוח ולא של בעל העסק.

· מק"ט – שדה שנועד לתעד מספר סידורי של מוצר , למי שאין או לא רוצה השדה לא חובה ואפשר להשאיר ריק או לבטל בהגדרות.

· רק שם הלקוח הוא חובה בעת מילוי פרטי הלקוח כל שאר השדות לא חובה למלא (רצוי לתיעוד אבל לא חובה).

· אין צורך לרשום את המייל שלנו בהפקת המסמך יש בהגדרות אפשרות לקבל העתק למייל בכל הפקה במידה ונרשום את המייל שלנו יהיו לקוחות מרובים אם אותו מייל.

· קבלת תרומה – תמיד יש לציין את שם התורם ועבור מה התרומה בתיאור פריט.

· לוגו ומייל יוצא – בהגדרות מסמכים חשוב להגדיר את המייל היוצא (המייל שמתלווה למסמך שנשלח),לשים לוגו וחתימה לקבלת חשבונית או קבלה מקצועית.

מדריכי מערכת

פתיחת חשבון

יצירת קשר