מדריך הפקת מסמך במערכת תקבול

📌 לפני שמתחילים: הגדרת מוני מסמכים

לפני התחלת הפקת מסמכים במערכת – חשוב לעדכן את המונים הקיימים ממערכות קודמות, אם קיימים.המספר האחרון של המסמך שהופק

גשו ל: הגדרות - הגדרות מסמכים - מספור מסמכים
בכל סוג מסמך רלוונטי, עדכנו את מונה המסמך
המסמכים החשובים לעדכון:
- חשבונית מס
- חשבונית מס קבלה
- חשבונית מס זיכוי
- קבלה

⚠️ הסבר:
1. מונה מסמך - המספר האחרון של המסמך שהופק.
2. שאר סוגי המסמכים (הצעת מחיר, תעודת משלוח וכו') אינם נחשבים מבחינת רשות המסים בהקשר למונים.

1. פרטי הלקוח

שם לקוח: הקלד את שם הלקוח או בחר מהרשימה.
פרטי קשר: אימייל וטלפון ליצירת קשר.
שליחת מסמך: בחר בין אימייל או SMS.

דוגמה: בחר "דני כהן" לפי ההקלדה.

טיפ: שם הלקוח הוא שדה חובה בלבד.

הערה: כל לקוח חדש שנוסיף יתווסף ל-CRM של תקבול ונוכל לצפות בו בדף לקוחות או לשלוף אותו בעת הפקת מסמך עתידי.

2. פרטי המסמך

סוג מסמך: חשבונית, קבלה, חשבונית מס קבלה ועוד.
תאריך אסמכתא: הבטח למערכת תאריך העסקה (ברירת מחדל: היום).
שפת מסמך: עברית או אנגלית.
עיגול סכומים: עיגול לשקלים שלמים.
מחיר כולל מע"מ: סמן אם המחיר שהוזן כולל מע"מ.

טיפ: לביטול חישוב מע"מ אוטומטי הסר את הסימון מ"מחיר כולל מע"מ".

לפי החוק: חשבונית חייבת לכלול תאריך, מספר, פרטי העסק והלקוח, תיאור השירות, סכום לפני מע"מ, תשלום מע"מ וסכום סופי.

3. פריטים

בחר פריט: הפריט חייב להיות מוגדר קודם בספריית "מוצרים".
פרטי פריט: תיאור, כמות, מחיר ליחידה ואחוז מע"מ.
שמירת פריט: לחץ על "שמור" להוספה לחשבונית.

דוגמה: "ייעוץ עסקי" – 1 יח', 300 ש"ח.

טיפ: מק"ט הוא שדה אופציונלי בלבד.

הערות:
• ניתן להקליד פריט ידנית או לבחור מפריט שהקמנו מראש ב"מוצרים".
• סימון "מחיר יחידה לא כולל מע"מ" יוסיף מע"מ למסמך. הסרת הסימון תחשב את המע"מ מתוך הסכום שהוזן.

4. אופן התקבול

שיטת תשלום: מזומן, צ'ק, ביט וכו'.
אשראי: בחר "אשראי" להזנת פרטי כרטיס.
שמירה: לחץ על כפתור השמירה (ירוק) לפני המשך.
בדיקת סכומים: וודא שסכום התשלום תואם לסכום הפריטים.

דוגמה: סכום הפריטים 500 ש"ח – וודא שהתשלום גם 500.

5. הפקת מסמך או שמירת טיוטה

הפקת מסמך: לחצו על הפק מסמך כדי להשלים ולהפיק את המסמך.
שמירת טיוטה: לחצו על שמור כטיוטה. שימו לב: אם בחרתם לשמור טיוטה, אל תשכחו להסיר את הסימון מ"שלח במייל" כדי לא לשלוח בטעות.
גישה לטיוטות: כל הטיוטות זמינות בדוח המסמכים במערכת.
עריכת טיוטה: לחיצה על מספר הטיוטה תפתח את מסך הפרטים של המסמך, שם תוכלו ללחוץ על "הפק מסמך" ולחזור לעריכה.