דוח כרטיסים וניהול אירוע במערכת תקבול

מדריך זה מיועד למפיקים שכבר יש להם אירוע במערכת ורוצים לנהל אותו בצורה מסודרת. מרכז העבודה העיקרי הוא דוח הכרטיסים, שבו ניתן לראות את כל הרכישות, המשתתפים, סוגי הכרטיסים, הסטטוסים, פרטי הקשר ונתונים נוספים שחשובים לניהול האירוע.

באמצעות הדוח ניתן להבין מי רכש כרטיס, איזה כרטיס נרכש, האם ההזמנה שולמה, איך ליצור קשר עם המשתתפים, איך להכין רשימות לצוות, ואיך לשלוח SMS ממוקד לפני האירוע וביום האירוע.

כדי להיכנס לדוח הכרטיסים, ניגשים בסרגל השחור של המערכת אל:

לאחר הכניסה לדוח, ניתן לראות את כל הכרטיסים שנרכשו לאירוע, לסנן משתתפים, לבדוק סטטוסים, לבחור עמודות, לייצא נתונים ולשלוח עדכונים לקהל הרלוונטי.

לאחר שהאירוע פורסם והחלו רכישות, דוח הכרטיסים הופך לכלי העבודה המרכזי של המפיק. כאן ניתן לראות את כל הכרטיסים שנרכשו, פרטי המשתתפים, סטטוס ההזמנה, סוג הכרטיס, המחיר, פרטי יצירת הקשר ונתונים נוספים.

מה אפשר לעשות בדוח?

• לראות את רשימת המשתתפים שרכשו כרטיסים.
• לבדוק מי שילם ומי עדיין לא השלים רכישה.
• לסנן לפי אירוע, כרטיס, סטטוס, מחיר או תאריך רכישה.
• לחפש משתתף לפי שם, טלפון, מייל או מזהה הזמנה.
• להציג ולהסתיר עמודות לפי הצורך.
• לייצא נתונים לצוות ההפקה.
• לשלוח SMS כתזכורת או עדכון לקהל מסונן.

עמודות מרכזיות בדוח

באמצעות האפשרות בחר עמודות ניתן להתאים את הדוח לצורת העבודה הנוכחית. לא תמיד צריך לראות את כל הנתונים. לפעמים עדיף להציג רק את העמודות הרלוונטיות למשימה.

הסינון בדוח מאפשר להפוך רשימה גדולה של כרטיסים לרשימה מדויקת ומוכנה לפעולה. ניתן לסנן לפי עמודה אחת או לשלב כמה סינונים יחד.

סינון בסיסי מומלץ

זהו הסינון הנפוץ ביותר לפני שליחת הודעה, ייצוא רשימת משתתפים או הכנת רשימה לצוות הכניסה.

דוגמאות שימוש נפוצות

ביום האירוע חשוב לעבוד בצורה מהירה וברורה. דוח הכרטיסים עוזר לצוות לבדוק משתתפים, לאתר הזמנות, לוודא סטטוס תשלום, לבדוק סוג כרטיס ולסייע במקרים של שאלות בכניסה.

מה כדאי להכין לצוות?

• תצוגת עמודות מצומצמת שמתאימה לכניסה לאירוע.
• סינון לפי האירוע הנכון בלבד.
• סינון לפי סטטוס שולם, אם רוצים לעבוד רק עם משתתפים ששילמו.
• רשימת משתתפים מיוצאת, אם הצוות צריך קובץ גיבוי.
• נוסח SMS מוכן למקרה של שינוי שעה, הנחיות כניסה או עדכון חשוב.

במידה ובחרנו בצורת התשלום אישור מפיק, הרכישה אינה מחויבת באופן אוטומטי מיד בסיום ההזמנה. במקרה כזה, המפיק בודק את ההזמנה ומחליט האם לחייב את הכרטיסים.

כאשר קיימת הזמנה שממתינה לאישור או לחיוב, תופיע בשורת הכרטיסים אפשרות עם כפתור חייב. כפתור זה מאפשר למפיק לבצע את החיוב בצורה ידנית ומבוקרת.

מה אפשר לעשות עם כפתור חייב?

מתי משתמשים בחיוב חלקי?

• כאשר לקוח הזמין כמה כרטיסים, אבל המפיק מאשר רק חלק מהם.
• כאשר נותרה כמות מוגבלת של מקומות ורוצים לחייב רק לפי המלאי שאושר.
• כאשר חלק מהמשתתפים עומדים בתנאי האירוע וחלק לא.
• כאשר רוצים לבצע את החיוב בשלבים ולא לחייב את כל ההזמנה בבת אחת.

סדר עבודה מומלץ

1. נכנסים לדוח הכרטיסים של האירוע.
2. מאתרים את ההזמנה או המשתתף הרלוונטי.
3. בודקים את פרטי ההזמנה, סוג הכרטיס והכמות.
4. בשורת הכרטיסים לוחצים על חייב.
5. בוחרים האם לחייב את כל הכרטיסים או רק כמות חלקית.
6. מאשרים את הפעולה רק לאחר בדיקה שהכמות והפרטים נכונים.

בדוח הכרטיסים, כפתור ה־SMS משמש לשליחת תזכורות ועדכונים למשתתפי האירוע. לפני שליחה חשוב לסנן את הדוח, כדי שההודעה תישלח רק לקהל הרלוונטי.

סדר עבודה מומלץ לשליחת SMS

1. מסננים לפי האירוע הנכון.
2. מסננים לפי סטטוס, בדרך כלל שולם.
3. מסננים לפי סוג כרטיס, אם רוצים לפנות לקבוצה מסוימת.
4. בודקים שמספר התוצאות הגיוני.
5. מסמנים את השורות הרלוונטיות.
6. לוחצים על SMS ושולחים את ההודעה.

נוסחי SMS מוכנים לשימוש

תזכורת יום לפני האירוע

תזכורת ביום האירוע

הודעה לבעלי VIP

עדכון על שינוי שעה

הוראות הגעה

לפני שהאירוע מתחיל, מומלץ לעבור על הרשימה הבאה כדי לוודא שהדוח והצוות מוכנים לעבודה.

• דוח הכרטיסים מסונן לפי האירוע הנכון.
• העמודות החשובות מוצגות: שם, טלפון, כרטיס, סטטוס, שורה וכיסא אם רלוונטי.
• בוצעה בדיקה שמספר המשתתפים בדוח תואם לציפייה.
• נבדק סינון לפי סטטוס שולם לפני שליחת הודעות או ייצוא רשימה.
• רשימת משתתפים יוצאה לצוות ההפקה במידת הצורך.
• הצוות יודע לחפש משתתף לפי שם, טלפון, מייל או מזהה הזמנה.
• נבדקו בעלי כרטיסים מיוחדים כמו VIP, מוקדמות או כרטיסי צוות.
• ה־SMS נשלח רק לאחר בדיקה שהסינון נכון.
• נוסחי הודעות מוכנים למקרה של שינוי שעה, הוראות הגעה או עדכון חשוב.
• קיימת תצוגה פשוטה וברורה לעבודה ביום האירוע.