מדריך הוראות קבע בתקבול

1. איך יוצרים הוראה לחיוב

• כניסה למערכת: התחברו לתפריט פעולות חיוב אשראי.
• בחירת סוג עסקה: ודאו שב"סוג עסקה" מוגדר כ"הוראת קבע".
• מילוי פרטי ההוראה:

• סכום: הזינו את הסכום החודשי שברצונכם לחייב.
• מטבע: בחרו בין דולר לשקל.

• הגדרת תאריך חיוב:

• אפשרות להשהיית החיוב – מאפשרת לקבוע מועד התחלה מאוחר יותר.
• אם לא מסמנים, ההוראה תחל במועד הקרוב ביותר בהתאם להגדרות "חייב כל" ו"מרווח חיוב".

• חייב תשלום ראשוני:

• אם מסומן, המערכת תבצע חיוב נוסף לפני תחילת המחזור החודשי.

• הפק מסמך: בעת ביצוע החיוב, תופק חשבונית מס קבלה או קבלה.

• הגדרת תאריך חיוב ליום רכישה:

• חיוב החל מיום ביצוע הרכישה ויחזור באותו תאריך בכל חודש.

• חייב כל – מרווח חיובים:

• קביעת מחזוריות החיוב – לדוגמה: "חייב כל 1" לחיוב חודשי.

טיפ: ודאו שהגדרות התאריכים והמחזורים מתאימות לצרכי החיוב שלכם.

2. דוח הוראות לחיוב

• מספר הזמנה: מזהה ייחודי, שלחיצה עליו מאפשרת עריכת ההוראה.
• שם לקוח: שם הלקוח כפי שהוזן בהוראה.
• תאריך יצירת ההוראה: המועד בו נוצרה ההוראה.
• תאריך החיוב הבא: מתי יבוצע החיוב הבא.
• תאריך חיוב אחרון: מתי בוצע החיוב האחרון.
• סוג העסקה: לדוגמה, הוראת קבע, חיוב מושהה או J2.
• לחיצה על עמודת סטטוס מאפשרת לסינון.

3. עריכת הוראה לחיוב

ניתן לערוך הוראת קבע מתוך דוח הוראות לחיוב על ידי לחיצה על מספר ההוראה.

שדות מרכזיים במסך פרטי ההוראה

• מספר ההוראה: מזהה ייחודי, המשמש גם כקישור לעריכה.
• שם הלקוח: השם כפי שהוזן בעת יצירת ההוראה.
• סכום ההוראה: הסכום המחזורי שהוגדר לחיוב.
• סטטוס ההוראה: מציג את מצב ההוראה (מוכן, נכשל, הושלם וכו'). ניתן לעדכן במידת הצורך.
• חייב תשלום ראשוני: מציין אם הופעל חיוב נוסף לפני תחילת המחזור.
• הפק מסמך: מציין את סוג המסמך שייוצר בעת ביצוע החיוב.
• תאריך החיוב הבא: מאפשר לערוך או לדחות את מועד החיוב הבא באופן חד-פעמי.
• כמות תשלומים שנגבו: מציג את מספר הפעמים בהן חויב הלקוח בפועל.
• הגדרת מרווח חיוב: ניתן לעדכן מחזוריות החיוב (למשל: חודשי או שבועי).

לאחר ביצוע השינויים, יש לשמור את ההוראה המעודכנת.

4. סטטוס הוראה לחיוב

• מוכן: ההוראה ממתינה לחיוב במועד שנקבע.
• נכשל: קליטת כרטיס האשראי נכשלה; יש לעדכן פרטים.
• חיוב חוזר: המערכת מנסה חיוב חוזר עד 3 פעמים.
• בעיבוד: ההוראה בתהליך עיבוד טרם הסיום.
• הושלם: החיוב בוצע בהצלחה.
• ממתין: ממתין לפרטי אשראי.
• בוטל: ההוראה בוטלה ואינה ממשיכה.
• בוצע זיכוי: בוצע החזר כספי ללקוח.

5. הערות ודוגמאות טיפים

• דוגמה 1 – הגדרת תאריך חיוב ליום רכישה: החיוב יחל ביום ביצוע הרכישה ויחזור באותו יום בחודש הבא.
• דוגמה 2 – חיוב כל מכפלת חודשים 2 : חיוב ברווחים של חודשיים.
• טיפ: בחרו בין הגדרת "יום רכישה" לבין "חייב כל" בהתאם לצורך.