מדריך מלא ליצירת אירוע במערכת הכרטיסים של תקבול

כדי להתחיל ביצירת אירוע חדש, יש להיכנס בתפריט הראשי אל:

במסך שייפתח יש ללחוץ על הכפתור יצירת אירוע.

בשלב זה האירוע מתחיל לקבל צורה: כאן מגדירים את הפרטים שהקהל יראה בעמוד האירוע, את קהל היעד, הגילאים, תיאור האירוע, מועדי האירוע, האולם ופרטי יצירת הקשר עם המפיק.

שם אירוע

בשדה זה יש להזין את שם האירוע כפי שיוצג לקהל. מומלץ לבחור שם ברור, קצר ומושך, כזה שמסביר מיד במה מדובר.

קהל יעד

בשדה זה בוחרים למי האירוע מיועד.

• נשים בלבד
• גברים בלבד
• כולם

בחירה נכונה של קהל יעד עוזרת להציג את האירוע בצורה ברורה יותר ולמנוע אי־הבנות מצד הרוכשים.

גילאים

בשדה זה ניתן להגדיר לאילו גילאים האירוע מתאים. ניתן לבחור טווח גילאים מסוים או לאפשר כניסה לכולם, אם אין מגבלת גיל.

הגדרת גילאים חשובה במיוחד באירועים שמיועדים לקהל מסוים, כמו אירועי פנויים־פנויות, מסיבות, סדנאות, הרצאות או מופעים עם התאמה לקבוצת גיל מסוימת.

תיאור קצר – עד 100 תווים

זהו תיאור קצר וממוקד של האירוע. התיאור הקצר מופיע בתצוגות מקוצרות, וגם יכול להופיע בתצוגה המקדימה כאשר משתפים את קישור האירוע ב־WhatsApp.

תיאור מלא

בשדה זה כותבים את התיאור המלא של האירוע. כאן אפשר לפרט מה הולך להיות באירוע, למי הוא מתאים, מה כולל הכרטיס, לוח זמנים כללי, הנחיות כניסה וכל מידע חשוב לקהל.

הוסף תאריך

לאחר מילוי פרטי האירוע והתיאור, יש להוסיף את מועד האירוע באמצעות הכפתור הוסף תאריך. בלחיצה על הכפתור ניתן להגדיר את תאריך ושעת האירוע.

אם לאירוע יש כמה מועדים, ניתן להוסיף מועדים נוספים בהתאם לצורך, כך שכל מועד יוצג בצורה מסודרת.

תאריך התחלה

בשדה זה מגדירים את התאריך והשעה שבהם האירוע מתחיל. תאריך ההתחלה חשוב מאוד, כי ממנו נגזרים ניהול האירוע, ההצגה בעמוד האירוע וסגירת המכירה.

תאריך סיום

בשדה זה ניתן להגדיר את תאריך ושעת סיום האירוע. תאריך הסיום עוזר להציג לקהל את משך האירוע ומסייע בניהול נכון של האירוע במערכת.

אולם אירועים

בשדה זה בוחרים את האולם או המקום שבו האירוע מתקיים. ניתן לחפש אולם קיים באמצעות שדה החיפוש. אם האולם עדיין לא קיים במערכת, יש ללחוץ על כפתור החיפוש עם סמל זכוכית המגדלת, ולאחר מכן לבחור באפשרות להגדרת אולם חדש.

פרטי איש קשר

בחלק זה מזינים את פרטי איש הקשר של האירוע. פרטים אלו יוצגו בעמוד האירוע, ולכן הם חשובים מאוד לקהל שרוצה ליצור קשר עם מפיק האירוע לפני הרכישה או לפני ההגעה.

• שם איש קשר
• כתובת דואר אלקטרוני
• מספר טלפון

הסכם משתמש והערות

במידת הצורך, ניתן להוסיף הסכם משתמש או הערות מיוחדות לאירוע, כגון תנאי ביטול, הנחיות כניסה, מגבלות גיל, דרישות מיוחדות או מידע שחשוב שהרוכש יאשר לפני הרכישה.

לאחר שמילאתם את כל פרטי האירוע, בדקתם שהתאריך נכון, שהכתובת מדויקת ושפרטי איש הקשר תקינים — יש ללחוץ על הבא.

בשלב זה מגדירים את סוגי הכרטיסים לאירוע.

פרטי הכרטיס

• שם ותיאור הכרטיס – לדוגמה: כרטיס רגיל, כרטיס מוקדם או כרטיס VIP.
• מחיר – מחיר הכרטיס.
• כמות – מספר הכרטיסים.

מלאי והגבלות רכישה

• כמות במלאי – כמות הכרטיסים בפועל שניתן למכור.
• אזל מלאי – סימון להפסקת מכירה ידנית.
• קפיצות בכמות בקנייה – קובע באילו קפיצות ניתן להוסיף כרטיסים.
• מינימום כרטיסים להזמנה – כמות מינימלית לרכישה.
• מקסימום כרטיסים להזמנה – כמות מקסימלית לרכישה אחת.

זמינות לפי תאריכים

ניתן להגדיר תאריכים שבהם ניתן לרכוש את הכרטיס. אפשרות זו מתאימה למכירה מוקדמת או לכרטיסים לזמן מוגבל.

רישום פרטי לקוח

• הפעלת רישום פרטי לקוח בכרטיס.
• אפשרות להזין פרטים עבור כל משתתף בנפרד.

קופונים

• קוד קופון – שדה חובה.
• סוג הנחה – אחוזים או סכום.
• גובה הנחה – שדה חובה.
• תוקף עד – תאריך סיום תוקף הקופון.

ניתן להוסיף מספר קופונים באמצעות הכפתור הוסף קופון.

לאחר מילוי הפרטים יש ללחוץ על שמור. לאחר השמירה ניתן להוסיף כרטיס נוסף או להתקדם לשלב הבא.

בשלב זה ניתן להעלות תמונות שיוצגו בעמוד האירוע.

העלאת תמונה

ניתן לגרור תמונה לאזור ההעלאה או ללחוץ על אזור ההעלאה ולבחור קובץ מהמחשב.

בסיום יש ללחוץ על הבא.

הגדרת מסמך

• מסמך להפקה – בחירת סוג המסמך שיופק לאחר רכישת הכרטיס, לדוגמה חשבונית מס קבלה.
• מטבע – בחירת המטבע שבו יתבצע החיוב, לדוגמה שקל.

שליחת מסמכים

• שלח מסמך במייל – שליחת המסמך ללקוח בדואר אלקטרוני.
• שלח מסמך ב-SMS – שליחת המסמך ללקוח בהודעת SMS.

פרטים לחשבונית

ניתן לבחור אילו פרטים הלקוח יתבקש להזין:

• תעודת זהות
• טלפון
• דואר אלקטרוני
• כתובת מלאה

הגדרות תשלום

• נדרש אישור – אם האפשרות מסומנת, מארגן האירוע יצטרך לאשר את ההזמנה.
• מספר תשלומים מקסימלי – הגדרת מספר התשלומים המרבי שהלקוח יוכל לבחור.

יצירת האירוע

לאחר השלמת כל ההגדרות יש ללחוץ על צור אירוע. ניתן ללחוץ על חזור כדי לערוך שלבים קודמים.