ניהול משתמשים והרשאות במערכת תקבול

מדריך הגדרת משתמשים והרשאות

כך תוסיפו משתמש חדש במערכת, תגדירו לו כתובת מייל ותבחרו עבורו את רמת ההרשאה המתאימה לפי אופי התפקיד והגישה הנדרשת.

איך מגיעים למסך ההרשאות?

כדי להגדיר משתמשים והרשאות במערכת תקבול, יש להיכנס אל מסך ההגדרות דרך התפריט העליון ולאחר מכן לבחור:

הגדרות ← הגדרות חשבון

בתפריט הצד יש לבחור בקטגוריית הרשאות

לאחר מכן יש ללחוץ על הוסף משתמש

חשוב לדעת: שם המשתמש חייב להיות כתובת מייל תקינה, משום שזהו אמצעי הזיהוי של המשתמש במערכת.

הוספת משתמש חדש

בעת הוספת משתמש חדש יש למלא את פרטי המשתמש ולבחור עבורו את רמת ההרשאה המתאימה.

לחצו על כפתור הוסף משתמש

הזינו שם משתמש – חובה להזין כתובת מייל

בחרו את סוג ההרשאה הרצוי מתוך הרשימה

שמרו את ההגדרה והמשתמש החדש יתווסף למערכת

מומלץ לבחור לכל משתמש רק את ההרשאה הנדרשת בפועל, כדי לשמור על אבטחת מידע ושליטה נכונה במערכת.

טבלת הרשאות משתמשים

הטבלה הבאה מסכמת את סוגי ההרשאות במערכת תקבול, התכונות של כל הרשאה, ולמי היא מתאימה.

סוג הרשאה	תכונות	הגדרה / למי זה מתאים
הרשאת צפייה	צפייה בנתונים בלבד, ללא יכולת ליצור, לערוך, לחייב או למחוק.	מתאים למשתמש שצריך לעקוב אחר מידע במערכת בלבד, ללא ביצוע פעולות.
הרשאות בעלים	גישה מלאה לכל אזורי המערכת, כולל ניהול הגדרות, משתמשים, חיובים, מסמכים ודוחות.	מתאים לבעל העסק או למנהל הראשי שזקוק לשליטה מלאה במערכת.
סוכן	יכול לחייב לקוחות ולהפיק מסמכים במערכת בלבד. אין גישה לדוחות ואין אפשרות לבטל עסקאות.	מתאים לנציג מכירות, שירות או תפעול שמבצע חיובים והפקת מסמכים בלבד.
משתמש בעל הרשאות מורחבות למעט שינוי הגדרות חברה ופרטי חיוב	גישה רחבה לפעולות שוטפות במערכת, ללא אפשרות לשנות את הגדרות החברה או את פרטי החיוב.	מתאים למנהל או אחראי תפעול שצריך עבודה רחבה במערכת, אך ללא גישה להגדרות רגישות.
הרשאות רואה חשבון (הפקת דוחות)	גישה לצפייה ולהפקת דוחות בלבד.	מתאים לרואה חשבון או לגורם פיננסי הזקוק לדוחות מבלי לבצע פעולות שוטפות במערכת.
כרטיסן	הרשאה ייעודית לניהול ובקרה על כרטיסים, בהתאם למודול הכרטיסים במערכת.	מתאים לעובדים באירועים, מכירת כרטיסים או בקרת כניסה.

שאלות ותשובות

האם חובה להזין מייל בעת יצירת משתמש?

כן. שם המשתמש חייב להיות כתובת מייל תקינה, והיא משמשת לזיהוי המשתמש במערכת.

איזו הרשאה מתאימה לנציג שמבצע חיובים ומפיק מסמכים?

הרשאת סוכן. הרשאה זו מאפשרת לחייב ולהפיק מסמכים בלבד, ללא גישה לדוחות וללא אפשרות לבטל עסקאות.

מי יכול לצפות בדוחות במערכת?

בעלי הרשאת בעלים ובעלי הרשאת רואה חשבון, ובהתאם לצורך גם משתמשים עם הרשאות מורחבות אם הדבר הוגדר במערכת.

מי יכול לשנות הגדרות חברה או פרטי חיוב?

בדרך כלל רק משתמש עם הרשאות בעלים. משתמש מורחב אינו יכול לשנות הגדרות חברה ופרטי חיוב.

אפשר לשנות הרשאה למשתמש קיים?

כן. ניתן להיכנס שוב למסך ההרשאות, לבחור את המשתמש ולעדכן לו את סוג ההרשאה לפי הצורך.

איך בוחרים את ההרשאה הנכונה?

בוחרים לפי התפקיד בפועל. מומלץ לתת לכל משתמש את רמת הגישה המינימלית שהוא צריך כדי לבצע את עבודתו, ולא מעבר לכך.