מרכז העזרה של תקבול

הגדרות מסמכים במערכת תקבול

בעמוד ההגדרות תוכלו לנהל את שפת המסמכים, פרטי התצוגה, שדות במסמך, מספור מסמכים, תבניות עיצוב, הנהלת חשבונות וחיבור לחשבוניות ישראל – כך שכל מסמך יותאם בדיוק לצרכי העסק שלכם.

1

סלקטור שפה בראש המסך

בראש המסך מופיע בורר שפה. כאשר מוצגת עברית, תראו את מסך ההגדרות למסמכים בעברית. בלחיצה ניתן לעבור לאנגלית ולהגדיר בנפרד את מסמכי האנגלית, כולל לוגו, חתימה, מייל ופרטים נוספים.

אם אתם מפיקים מסמכים ביותר משפה אחת, חשוב לבדוק את ההגדרות בכל שפה בנפרד.
2

התפריט הצדדי במסך ההגדרות

בתפריט הצדדי תוכלו לעבור בין מסכי ההגדרות השונים של המסמכים, ולבצע התאמה מלאה של אופן ההפקה, העיצוב, הדיווח והייצוא.

  • כללי – הגדרות שפה, לוגו, חתימה, מייל, העתקים, עיצוב המייל, הערות והגדרות SMS אוטומטי.
  • שדות במסמך – בחירה אילו שדות יוצגו במסמך ואילו שדות יופיעו כברירת מחדל במסך הפקת מסמך.
    מדריך לשדות במסמך
  • מספור מסמכים – קביעת מספור או מונה המסמכים. ניתן לשנות רק לפני הפקת המסמך הראשון.
  • הנהלת חשבונות – הגדרות קופות וייצוא נתונים להנהלת חשבונות, כולל חשבשבת, קובץ מבנה אחיד ודיווח מפורט לרשות המסים.
    מדריך לייצוא לחשבשבת
    מדריך לקובץ מבנה אחיד
    מדריך לדיווח מפורט לרשות המסים
  • תבניות – התאמה אישית של המסמכים באמצעות תבניות עיצוב.
  • חשבונית ישראל – חיבור לרשות המיסים לקבלת מספרי הקצאה עבור חשבונית ישראל ותרומות ישראל.
    מדריך לחשבונית ישראל
3

פרטי העסק על גבי המסמך

הפרטים של העסק שמופיעים על גבי החשבונית או הקבלה נלקחים מהפרטים שמילאתם בעת פתיחת החשבון. אם תרצו לעדכן אותם, ניתן לעשות זאת דרך הגדרות החברה.

נתיב: הגדרות ← הגדרות חברה
4

מסך "כללי"

במסך כללי תמצאו את רוב ההגדרות המרכזיות של המסמכים: שפה, לוגו, חתימה, הגדרות מייל, העתקים, עיצוב הודעת המייל, הערות והגדרות SMS אוטומטי.

העלאת חתימה

באזור זה ניתן להעלות חתימה שתופיע באופן אוטומטי על המסמכים.

1. לחצו על "בחר תמונה"
2. העלו קובץ חתימה בפורמט PNG או JPG
3. החתימה תופיע על המסמכים באופן אוטומטי
מומלץ להשתמש בחתימה עם רקע שקוף או לבן לתוצאה מקצועית יותר.

העלאת לוגו

כאן ניתן להגדיר את הלוגו שיופיע במסמכים של העסק.

1. לחצו על "בחר תמונה"
2. העלו את לוגו העסק
3. ניתן להסיר או להחליף את הלוגו בכל שלב

הגדרות מייל

באזור זה תוכלו להגדיר כיצד ייראה המייל שנשלח עם המסמך ללקוח.

  • שליחת העתק למייל – תקבלו עותק של כל מסמך שנשלח ללקוח.
  • שם השולח – השם שיופיע לנמען, בדרך כלל שם העסק.
  • כתובת מייל שולח – כתובת המייל שממנה יישלח המסמך.
  • נושא המייל – הכותרת שתופיע בהודעת המייל.
  • תוכן המייל – עורך טקסט מלא לעיצוב ההודעה.

ניתן לשלב בתוכן המייל

  • טקסט חופשי
  • עיצוב טקסט כמו מודגש, יישור ועוד
  • משתנים דינמיים

משתנים שימושיים

[customerName]
[documentType]
[documentNumber]
מדריך ליצירת מייל מעוצב: לחצו כאן
5

בדיקת השינויים לאחר שמירה

לאחר כל שינוי בהגדרות, מומלץ לבדוק איך המסמך נראה בפועל.

אפשרות 1: להפיק מסמך מסוג הזמנה
אפשרות 2: להיכנס לדוח המסמכים ולצפות במסמך קיים
6

מדריכים שימושיים

7

שאלות ותשובות

איך משנים את הלוגו במסמכים?
נכנסים להגדרות ← כללי ← העלאת לוגו, לוחצים על "בחר תמונה" ומעלים לוגו חדש.
איך מוסיפים חתימה לחשבונית?
במסך "כללי" ניתן להעלות קובץ חתימה (PNG/JPG) והיא תופיע אוטומטית על המסמכים.
למה המסמך נראה אחרת אחרי שינוי?
יש להפיק מסמך חדש או לצפות במסמך קיים בדוח מסמכים כדי לראות את השינויים בפועל.
האם אפשר להגדיר מסמכים באנגלית?
כן. באמצעות סלקטור השפה בראש המסך ניתן לעבור לאנגלית ולהגדיר מסמכים באנגלית בנפרד.
איך משנים את פרטי העסק שמופיעים במסמך?
נכנסים להגדרות → הגדרות חברה ומעדכנים את פרטי העסק.
האם ניתן לשנות מספור מסמכים?
כן, אך רק לפני הפקת המסמך הראשון במערכת. לאחר מכן המספור נעול.
איך מוסיפים שדות למסמך?
נכנסים לטאב "שדות במסמך" ובוחרים אילו שדות יוצגו במסמך ובהפקה.
איך מקבלים עותק של המסמכים למייל?
במסך "כללי" תחת הגדרות מייל יש לסמן "שליחת העתק למייל".
איך מחברים לחשבונית ישראל?
נכנסים לטאב "חשבוניות ישראל" ומבצעים חיבור לרשות המיסים בהתאם להנחיות.
איך מייצאים נתונים לחשבשבת או לרשות המסים?
נכנסים לטאב "הנהלת חשבונות" ומגדירים את סוג הייצוא (חשבשבת, מבנה אחיד או דיווח מפורט).