מדריך הגדרת חשבונית וקבלה במערכת תקבול
1. פרטי העסק בתצורת חשבונית/קבלה
בכניסה הראשונה לתקבול, המערכת תבקש להזין את פרטי העסק. פרטים אלה יורשמו וישולבו בכותרת המסמך בכל חשבונית או קבלה דיגיטלית שתופק.
- שם העסק המלא.
- סוג העסק: פטור / מורשה / חברה / עמותה.
- מספר זיהוי במס הכנסה: מספר עוסק מורשה/פטור, ח.פ או ע"ר.
- פרטי תקשורת: טלפון, יישוב, כתובת ומייל.
- לוגו העסק (מומלץ להעלותו מיד, לחיזוק הרשמיות).
לאחר השמירה ראשונית, ניתן לחזור ולערוך כל עת דרך הגדרות > הגדרות חברה בתפריט הראשי.
2. הגדרות מסמכים
כדי להתאים את אופן שליחת החשבוניות/קבלות בדוא"ל, ננווט ל־הגדרות > הגדרות מסמכים:
- כתובת השולח (From): שם השולח וכתובת מייל מקורית שתופיע בשדה ה"From".
- שליחת העתק (BCC/CC): סמן העתק מסמך בהפקה כדי לקבל חשבונית נוספת במייל פנימי.
- נושא המייל: הטקסט שיופיע בשורת הנושא ללקוח.
- תוכן המייל: טקסט חופשי שיופיע בגוף ההודעה, למשל:
שלום, תודה שרכשתם מ[שם העסק]. מצורפת חשבונית חתומה דיגיטלית. בברכה, צוות [שם העסק]
- לוגו במסמך: העלאת לוגו שיופיע בראש החשבונית/קבלה.
- חתימה דיגיטלית: העלאת תמונה של החתימה או החותמת שתופיע בתחתית המסמך.
3. הוספת תוכן שיווקי והיידוע ללקוח
ניתן לשלב בתוכן המייל:
- מבצעים או הודעות חודשיות (כגון: 10% הנחה לרכישה שניה לאורך חודש אוגוסט).
- קוד קופון
HOTSALE
. - קישורים לאתר הבית ולקולקציה חמה.
- תמונות ובאנרים – בראש העורך ניתן להוסיף תמונות ולינקים.
4. בדיקת הפקה לדוגמה
לאחר כל שינוי בהגדרות, מומלץ להפיק מסמך מסוג הזמנה (ללא משקל חשבונאי) לצורך בדיקה:
- נווט ל־חשבוניות > הפקת מסמך חדש.
- בחר הזמנה, מלא פרטי לקוח דמה ולחץ הפק.
- בדוק שהפרטים, הלוגו והחתימה מופיעים כנדרש.
- אם הכל תקין, עבור לסוג מסמך חשבונית או קבלה בעת הפקה רגילה.
5. שמירת שינויים ותחזוקה שוטפת
- שינויים בפרטי החברה ישמרו אוטומטית בהגדרות החברה.
- כל עדכון בלוגו או בחתימה יוטמע במסמכים הבאים שתופקו.
- בדקו מדי תקופה את כתובת השולח וההגדרות השיווקיות כדי לוודא עדכניות.