מדריך הגדרת חשבונית וקבלה במערכת תקבול

📌 לפני שמתחילים: הגדרת מוני מסמכים

לפני התחלת הפקת מסמכים במערכת – חשוב לעדכן את המונים הקיימים ממערכות קודמות, אם קיימים. המספר האחרון של המסמך שהופק

• גשו ל: הגדרות – הגדרות מסמכים – מספור מסמכים
• בכל סוג מסמך רלוונטי, עדכנו את מונה המסמך
• המסמכים החשובים לעדכון:
  
  • חשבונית מס
  • חשבונית מס קבלה
  • חשבונית מס זיכוי
  • קבלה

1. פרטי העסק בתצורת חשבונית/קבלה

בכניסה הראשונה לתקבול, המערכת תבקש להזין את פרטי העסק. פרטים אלה יורשמו וישולבו בכותרת המסמך בכל חשבונית או קבלה דיגיטלית שתופק.

• שם העסק המלא.
• סוג העסק: פטור / מורשה / חברה / עמותה.
• מספר זיהוי במס הכנסה: מספר עוסק מורשה/פטור, ח.פ או ע"ר.
• פרטי תקשורת: טלפון, יישוב, כתובת ומייל.
• לוגו העסק (מומלץ להעלותו מיד, לחיזוק הרשמיות).

לאחר השמירה הראשונית, ניתן לחזור ולערוך כל עת דרך הגדרות > הגדרות חברה בתפריט הראשי.

2. הגדרות מסמכים

כדי להתאים את אופן שליחת החשבוניות/קבלות בדוא"ל, ננווט ל־הגדרות > הגדרות מסמכים:

• כתובת השולח (From): שם השולח וכתובת מייל מקורית שתופיע בשדה ה"From".
• שליחת העתק (BCC/CC): סמן העתק מסמך בהפקה כדי לקבל חשבונית נוספת במייל פנימי.
• נושא המייל: הטקסט שיופיע בשורת הנושא ללקוח.
• תוכן המייל: טקסט חופשי שיופיע בגוף ההודעה, למשל:

  שלום,
  
  תודה שרכשתם מ[שם העסק].
  מצורפת חשבונית חתומה דיגיטלית.
  
  בברכה,
  צוות [שם העסק]

• לוגו במסמך: העלאת לוגו שיופיע בראש החשבונית/קבלה.
• חתימה דיגיטלית: העלאת תמונה של החתימה או החותמת שתופיע בתחתית המסמך.

2 א. בחירת תבנית עיצוב

כדי לשנות את מראה תבנית העיצוב שלך, גשו לתפריט הפעולות ובחר באופציה תבניות. שם תוכל לבחור ולשנות את עיצוב המסמכים שלך.

3. הוספת תוכן שיווקי והיידוע ללקוח

ניתן לשלב בתוכן המייל:

• מבצעים או הודעות חודשיות (כגון: 10% הנחה לרכישה שניה לאורך חודש אוגוסט).
• קוד קופון HOTSALE.
• קישורים לאתר הבית ולקולקציה חמה.
• תמונות ובאנרים – בראש העורך ניתן להוסיף תמונות ולינקים.

4. בדיקת הפקה לדוגמה

לאחר כל שינוי בהגדרות, מומלץ להפיק מסמך מסוג הזמנה (ללא משקל חשבונאי) לצורך בדיקה:

1. נווט ל־חשבוניות > הפקת מסמך חדש.
2. בחר הזמנה, מלא פרטי לקוח דמה ולחץ הפק.
3. בדוק שהפרטים, הלוגו והחתימה מופיעים כנדרש.
4. אם הכל תקין, עבור לסוג מסמך חשבונית או קבלה בעת הפקה רגילה.

5. שמירת שינויים ותחזוקה שוטפת

• שינויים בפרטי החברה ישמרו אוטומטית בהגדרות החברה.
• כל עדכון בלוגו או בחתימה יוטמע במסמכים הבאים שתופקו.
• בדקו מדי תקופה את כתובת השולח וההגדרות השיווקיות כדי לוודא עדכניות.