מדריך הוראות קבע בתקבול

1. איך יוצרים הוראה לחיוב

• כניסה למערכת: התחברו לתפריט פעולות חיוב אשראי.
• בחירת סוג עסקה: ודאו שב"סוג עסקה" מוגדר כ"הוראת קבע".
• מילוי פרטי ההוראה:
  • סכום: הזינו את הסכום החודשי שברצונכם לחייב.
  • מטבע: בחרו בין דולר לשקל.
  • הגדרת תאריך חיוב:
    • אפשרות להשהיית החיוב – מאפשרת לקבוע מועד התחלה מאוחר יותר.
    • אם לא מסמנים, ההוראה תחל במועד הקרוב ביותר בהתאם להגדרות "חייב כל" ו"מרווח חיוב".
  • חייב תשלום ראשוני:
    • אם מסומן, המערכת תבצע חיוב נוסף לפני תחילת המחזור החודשי.
  • הפק מסמך: בעת ביצוע החיוב, תופק חשבונית מס קבלה או קבלה.
  • הגדרת תאריך חיוב ליום רכישה:
    • חיוב החל מיום ביצוע הרכישה ויחזור באותו תאריך בכל חודש.
  • חייב כל – מרווח חיובים:
    • קביעת מחזוריות החיוב – לדוגמה: "חייב כל 1" לחיוב חודשי.

2. דוח הוראות לחיוב

• מספר הזמנה: מזהה ייחודי, שלחיצה עליו מאפשרת עריכת ההוראה.
• שם לקוח: שם הלקוח כפי שהוזן בהוראה.
• תאריך יצירת ההוראה: המועד בו נוצרה ההוראה.
• תאריכי חיוב:
  • תאריך החיוב הבא: מתי יבוצע החיוב הבא.
  • תאריך חיוב אחרון: מתי בוצע החיוב האחרון.
• סוג העסקה: לדוגמה, הוראת קבע, חיוב מושהה או J2.

לחיצה על עמודת סטטוס מאפשרת לסינון.

3. עריכת הוראה לחיוב

ניתן לערוך הוראת קבע מתוך דוח הוראות לחיוב על ידי לחיצה על מספר ההוראה.

שדות מרכזיים במסך פרטי ההוראה

• מספר ההוראה: מזהה ייחודי, המשמש גם כקישור לעריכה.
• שם הלקוח: השם כפי שהוזן בעת יצירת ההוראה.
• סכום ההוראה: הסכום המחזורי שהוגדר לחיוב.
• סטטוס ההוראה: מציג את מצב ההוראה (מוכן, נכשל, הושלם וכו'). ניתן לעדכן במידת הצורך.
• חייב תשלום ראשוני: מציין אם הופעל חיוב נוסף לפני תחילת המחזור.
• הפק מסמך: מציין את סוג המסמך שייוצר בעת ביצוע החיוב.
• תאריך החיוב הבא: מאפשר לערוך או לדחות את מועד החיוב הבא באופן חד-פעמי.
• כמות תשלומים שנגבו: מציג את מספר הפעמים בהן חויב הלקוח בפועל.
• הגדרת מרווח חיוב: ניתן לעדכן מחזוריות החיוב (למשל: חודשי או שבועי).

לאחר ביצוע השינויים, יש לשמור את ההוראה המעודכנת.

4. סטטוס הוראה לחיוב

• מוכן: ההוראה ממתינה לחיוב במועד שנקבע.
• נכשל: קליטת כרטיס האשראי נכשלה; יש לעדכן פרטים.
• חיוב חוזר: המערכת מנסה חיוב חוזר עד 3 פעמים.
• בעיבוד: ההוראה בתהליך עיבוד טרם הסיום.
• הושלם: החיוב בוצע בהצלחה.
• ממתין: ממתין לפרטי אשראי.
• בוטל: ההוראה בוטלה ואינה ממשיכה.
• בוצע זיכוי: בוצע החזר כספי ללקוח.

5. הערות ודוגמאות טיפים

• דוגמה 1 – הגדרת תאריך חיוב ליום רכישה: החיוב יחל ביום ביצוע הרכישה ויחזור באותו יום בחודש הבא.
• דוגמה 2 – חיוב כל 1 חודשי: חיוב ראשון בחודש הבא ואחריו מחזוריות חודשית.