ייצוא לחשבשבת מתקבול – המדריך השלם
מדריך זה מסביר כיצד לבצע ייצוא לחשבשבת מתוך מערכת תקבול בצורה תקינה, כולל כל ההגדרות הדרושות, התאמה לפי סוג העסק והסברים טכניים מפורטים – הכל כדי למנוע שגיאות ולוודא קליטה חלקה במערכת הנהלת החשבונות.
שלב 1: הגדרות מוקדמות בתקבול לצורך ייצוא לחשבשבת
הגדרת קודי תנועה והכנסה
- קוד תנועת מכירות: מספר חשבונאי בחשבשבת (כמו 301 או 302) עבור תנועת הכנסה.
- מכירות (זכות 1): קוד חשבון ההכנסה הראשי (למשל: 4110).
- מע"מ עסקאות (זכות 2): קוד חשבון המע"מ הנגבה (למשל: 5110).
הגדרת קופות (מיפוי לאמצעי תשלום)
- קופת מזומן: לדוגמה קוד 1000
- קופת אשראי: קוד כמו 1101
- קופת צ'קים: תשלום בצ'קים רגילים
- קופת העברה בנקאית: העברות ישירות לחשבון הבנק
- קופת פפרפיי: עבור תשלומים דרך אפליקציית תשלומים כמו Paybox, Bit
- קופת אפליקציות תשלום: כל אפליקציה אחרת לסליקה ניידת
- קופת תשלום אחר: תשלומים שלא סווגו – לדוגמה זיכוי פנימי
- קופת פייפאל: תשלומים שעוברים דרך מערכת פייפאל
- קופת ניכוי מס במקור: חיוני לעצמאים שצריכים לרשום ניכוי מס מול לקוחות
קוד לקוח כללי וקוד מיון לקוחות
- קוד לקוח כללי: לדוגמה 0 או 999 – משמש כאשר אין צורך בזיהוי לקוחות פרטני.
- קוד מיון לקוחות: ערך למיון לפי קבוצות – לא חובה
- החל חשבון לקוח כללי על כל הלקוחות: אם מסומן, כל לקוח יקבל את הקוד הכללי.
- החל חשבון לקוח כללי גם ללא מפתח: מבטיח שתנועות שלא כוללות קוד לקוח יירשמו בכל מקרה.
אפשרויות מתקדמות
- קוד מכירות לפי פריט: מאפשר דיווח נפרד לחשבון הכנסה לפי מוצר – שימושי לעסקים שמוכרים מוצרים שונים (קורסים, שירותים, חומרי גלם).
התאמה לפי סוג העסק – מה נכון לך?
- עסק עם קטגוריות מוצרים שונות: סמן קוד מכירות לפי פריט + הגדר קודים לפי מוצרים.
- עסק עם לקוחות מזדמנים: השתמש בקוד לקוח כללי + סמן שתי האפשרויות הרלוונטיות.
- עסק עם לקוחות קבועים: אל תשתמש בקוד לקוח כללי – ודא קוד מותאם לכל לקוח.
- עסק משולב: אפשר להשאיר את השדות לא מסומנים ולתת למערכת לבחור לפי הלקוח.
שלב 2: הפקת קובץ MOV לייצוא לחשבשבת
- עבור אל דוחות > דוחות חיצוניים > ייצוא לחשבשבת
- בחר טווח תאריכים וסוגי מסמכים
- לחץ על "הפק ייצוא" והורד את הקובץ בפורמט .MOV
שלב 3: קליטת קובץ MOV במערכת חשבשבת
- פתח את חשבשבת ובחר כלים > קליטת קבצים > קליטת תנועות MOV
- בחר את הקובץ ובצע בדיקה
- אם אין שגיאות – לחץ "עדכון ליומן"
מילון מונחים חשובים
- MOV: פורמט קובץ תנועות סטנדרטי לחשבשבת
- קוד תנועה: מספר המייצג פעולה חשבונאית
- קופת תשלום: מזהה מקור הכסף – אשראי, מזומן, אפליקציה ועוד
- קוד לקוח: מזהה לקוח לחשבשבת
- קוד הכנסה לפי פריט: מאפשר ניתוח הכנסות לפי קטגוריות
שאלות נפוצות על ייצוא לחשבשבת
למה לא יוצא לי קובץ תקין?
יש לוודא שבוצעו כל ההגדרות הדרושות במסך הנהלת חשבונות לפני ביצוע ההפקה. שגיאה בהגדרת קוד קופה, קוד תנועה או חוסר בקוד לקוח עלול לגרום לפסילת הקובץ.
האם חובה להגדיר קוד לקוח לכל לקוח?
לא. אפשר להפעיל את האפשרות "קוד לקוח כללי" ולרכז את כל התנועות תחת לקוח אחד – פתרון יעיל לעסקים עם לקוחות מזדמנים או שאינם מנהלים יתרות לקוח.
האם ניתן לשייך הכנסה שונה לפי סוג מוצר?
כן. ניתן לסמן את האפשרות "קוד מכירות לפי פריט" ולשייך כל פריט לחשבון הכנסה שונה לפי סוגו – אידאלי לעסקים עם מוצרים או שירותים מסוגים שונים.
תרחישים לדוגמה – התאמה חכמה לייצוא לחשבשבת
- תרחיש 1 – עסק עם קטגוריות מוצרים שונות: כל מוצר מקבל קוד מכירה שונה. הפעיל את "קוד מכירות לפי פריט" והגדר קודים לפי פריט.
- תרחיש 2 – עסק עם לקוחות מזדמנים בלבד: הפעל "קוד לקוח כללי" וסמן את שתי האפשרויות – מתאים במיוחד לחנויות אונליין או מכירות מזדמנות.
- תרחיש 3 – עסק עם לקוחות חוזרים: אל תפעיל "קוד לקוח כללי". ודא קוד מותאם לחשבשבת לכל לקוח.
- תרחיש 4 – עסק מעורב: שמור על הגדרות פתוחות. לקוחות עם קוד יקבלו טיפול פרטני, ולקוחות כלליים – לפי ברירת מחדל.
למידע נוסף באתר חשבשבת
